Egy 2016-os GVI tanulmány szerint, – amely a technikai fejlődésből adódó automatizálás magyar munkaerőpiacra gyakorolt lehetséges hatását vizsgálta, – a magyar munkahelyek 12%-a kiváltható lenne automatizálással.

Ha az irodai és adminisztratív munkakörben dolgozókat nézzük, akkor ez az arány – a tanulmány szerint – akár a 20%-ot is meghaladhatja.

A probléma

A fenti folyamat az évek során kiegészült a nagyon sok területen érzékelhető munkaerőhiánnyal. Természetesen nem lehetetlen embert találni, de előfordulhat az is, hogy az új – néha inkább újszerű – kolléga nem válik be az adott feladatkörben. Ha megtaláljuk a tökéletes jelöltet, akkor is ott a probléma, hogy a “beszoktatás” alatt az őt betanító kollégák terheltsége jelentősen megnő, hiszen egy ideig nemcsak a saját feladataikkal kell foglalkozniuk, hanem a noob csiszolgatásával is, akiről jó esetben kiderül, hogy gyémánt, rosszabb esetben viszont néhány átszenvedett hónap után mindent lehet kezdeni elölről.

Mennyivel egyszerűbb lenne, ha minden cégnél lehetne robotokat alkalmazni, amiket csak egyszer kell betanítani és utána folyamatosan dolgoznak!

A robotok nem sértődnek meg, nincs lelkük, nem kell beszélgetni velük és ami a legfontosabb: a bevezetési folyamat után már nem hibáznak. Teszik a dolgukat. Arról nem is beszélve, hogy bérigényük sincs.
A szolgáltatásmenedzsment nemzetközileg elismert módszertana, az ITIL óva int a kulcsemberektől, de az vesse rám az első követ, akinek a cégében még soha nem fordult elő olyan gyakorlott kolléga, aki hosszú évek során egy adott terület szakértőjévé vált és egy idő után már mindenki tőle kérdezett, elvégre ő úgyis mindent tud. Illetve tudott, egészen addig a napig, amíg ezt meg nem unta és szépen továbbállt. Pontosan ez történt velünk is.

Szépen békében váltunk el egy kiváló kollégától, de a helyzet megoldása még így sem volt egyszerű. Az átadás-átvétel során folyamatosan kerültek elő a jobbnál-jobb rendszeres feladatok, amelyek az évek során a kolléga felügyelete alá kerültek. Igazság szerint a munka mennyiségét látva azt csodálom, hogy olyan sokáig velünk maradt, figyelembe véve, hogy rengeteg unalmas, havonta, hetente, esetleg néhány naponta ismétlődő munkafolyamata volt, ami egy bizonyos intelligenciaszint felett finoman szólva is szellemileg romboló hatású.

A szokásos HR folyamatok mellett elővettük a feladatlistát és nekiláttunk szétosztani a feladatokat, mert

a munka nem állhat meg csupán azért, mert nincs aki megcsinálja.

A megoldás: automatizálás

A folyamatok azonosítása viszonylag egyszerű feladat volt, tulajdonképpen ezek részét képezik minden működő cég életének (számlázás, elszámolások kezelése, kapcsolattartás partnerekkel és könyvelővel, stb.)

Tekintve, hogy Google eszközöket használunk, a platform adott volt. Az egyszerűbb nyilvántartásokkal kezdtük, a pontos dokumentálás miatt korábban is használtunk Google Sheeteket, most viszont megfordítottuk a folyamatot és már nem az ügyfelek által elvárt papír alapú munkalapokat dolgozzuk fel, hanem egy kattintással a táblázatból generáljuk a munkalapokat Goolge Docs sablonokkal, ami így munkalaponként 10 perc megtakarítást jelent. Lehet számolni…
Ez még nem automatizálás, de jelentősen egyszerűsítette a munkát.

Az első valódi automatizálást az egyszerűsített munkalapok számlázása jelentette, a számlázási folyamatok és ellenőrzések sok esetben a számlázásért felelős kolléga egy teljes munkanapját elvitték.

Erre háromlépcsős megoldást fejlesztettünk.

  1. A számlázandó tételek feldolgozása (4 másodperc)
  2. A számlázandó tételek ellenőrzése (42 másodpercOK, itt még van hova fejlődni…
  3. Számlák kiállítása (26 másodperc)

Ezeket a rekordgyanús időket úgy tudtuk elérni, hogy az egész megoldást integráltuk a szamlazz.hu API-jával, és a korábban több órás munka gyakorlatilag néhány kattintássá egyszerűsödött. Azt már említenem sem kell, hogy természetesen hibamentes a folyamat. (Na jó, a második automatikus számlázási időszak után az lett.)

Hasonlóan hasznos lett a beérkező eszámlák automatikus feldolgozása, amelyeket a Gmail lehetőségeit használva beérkező levelek filterezése és címkézése, majd a mellékletként küldött XML file feldolgozása után, a fent említett táblázatban tárolunk.

A személyes kedvencem a Google Sheetsre épülő ajánlatadó rendszerünk, ami amellett, hogy a néhány órás ajánlatadási időt percekre csökkentette, szabványos és a céges arculatnak megfelelő ajánlatokat készít, ezeket elküldi a megrendelőnek és jóváhagyónak is a partner igényeitől függően, ráadásul a szamlazz.hu integrációnkat felhasználva egy kattintással még szállítólevelet is tud készíteni.

A megoldásunk stabilan működik, folyamatosan kerülnek bele újabb és újabb automatizált folyamatok. Tapasztalataink szerint, kisebb cégméret esetében is ki tud váltani egy-két munkavállalót a rendszeres adminisztratív folyamatok kezelésével és nem elhanyagolható előny, hogy a rendszert nem kell hosszasan betanítani ha új kolléga érkezik, ugyanis táblázatot kezelni mindenki tud. (aki esetleg mégsem, azzal nem érdemes hosszú távon számolni…)

A fejlődés nem feltétlenül jelent létszámnövekedést

A saját automatizálás óta túl vagyunk már néhány projekten, és az a véleményem, hogy nem jó, ha a homokba dugjuk a fejünket, és nem veszünk tudomást a változó körülményekről. A megváltozott munkaerőpiac mindenkit érint, vagy érinteni fog. Cégvezetőként érdemes elébemenni a dolgoknak és minél több pozíció esetében megvizsgálni az automatizálás lehetőségét. Ez nem jelenti feltétlenül azt, hogy el kell küldeni az adott munkakörben dolgozó kollégát, hiszen nagyon sok olyan terület van egy cégben, amit nem lehet automatizálni – még 🙂 – és a felszabadult munkaidőt mindenhol lehet hasznosítani.

Számos írás jelent meg a közelmúltban a témával kapcsolatban, és sok szerző szerint valószínűtlen, hogy belátható időn belül sikerül olyan robotokat kifejleszteni, amelyek képesek az embereket széles körben pótolni. Mi azonban azt tapasztaltuk, hogyha egy cég működését megértjük, és a komplex folyamatokat “unalmas” részfeladatokra bontjuk, akkor ezek elvégzéséhez már nincs szükség emberi intelligenciára és nagy arányban automatizálhatók.

Az automatizálás nem feltétlenül jelent létszámcsökkenést

Az automatizálás a fent leírt előnyök mellett, meglepő módon segít megtartani az értékes munkaerőt, mivelhogy automatizálni elsősorban éppen azokat a rendszeresen végzett unalmas és lélekölő feladatokat lehet, amelyeket a munkatársak nem szoktak szeretni. Ha ezek a feladatok megszűnnek, akkor a kollégák a munkaidejüket izgalmasabb és kreatívabb feladatokra tudják fordítani, ezért nagyobb eséllyel maradnak motiváltak hosszú távon, és tovább maradnak a cégnél.