Aki találkozott már informatikai üzemeltetéssel, vagy egyéb kapcsolódó területen dolgozott, annak ismerősen hangzik az ITIL rövidítés. Én a kétezres évek elején hallottam róla először és miközben bent ültem a tanfolyamon, folyamatosan az járt a fejemben, hogy: „Miért nem így működik minden szolgáltatás?” Évekkel később találkoztam a szoftverrobot fogalmával és azonnal éreztem, hogy egyértelműen a szoftverrobot jelenti a megoldást az ITIL által felvetett kulcsember problémára.
Az ITIL egy informatikai rendszerek üzemeltetésére és fejlesztésére szolgáló módszertan, illetve ajánlás gyűjtemény neve. A betűszó az informatikai infrastruktúra könyvtár (Information Technology Infrastructure Library) angol nyelvű rövidítése.
Az ITIL egyik fontos területe, a kulcsemberek kockázataira hívja fel a figyelmet. Személy szerint én a kulcsembereket látom az egyik legnagyobb problémának egy vállalkozás életében. Gondot jelent a kulcsember felügyelete, megtartása, motiválása és úgy általában minden ami a kulcsemberekhez kapcsolódik. Arról nem is beszélve, hogyha a kulcsemberünk személyiségével is van probléma, akkor a pozíciója olyan mélyről jövő arroganciával párosulhat, hogy ember legyen a talpán aki kibírja vele egy helyiségben. Leszögezhetjük tehát, hogy a kulcsember nem jó a cégnek, de azt sem szabad elfelejteni, hogy kulcsembernek lenni sem jó:
- Nagy a nyomás és sok a stressz, ami nem egészséges
- folyamatos rendelkezésre állást várnak el, nem mehet nyugodtan szabadságra
- hatalmas a felelősség, amit nem mindenki visel jól.
Sok vállalkozásban dolgoznak kulcsemberek, némelyikben akarnak tenni ez ellen, máshol viszont be sem azonosítják a problémát. Én is kerültem már olyan helyzetbe, hogy egy kolléga távozása után olyan érzésem volt, mintha a csapat fele elment volna. Na, ő volt a kulcsember.
Nem egyszerű kezelni ezt a helyzetet, valójában ha nem készülünk rá megfelelően, akkor szinte lehetetlen. Idővel persze helyreáll a rend. Pörög a HR, lesz új ember, feladatokat kell átterhelni a megmaradó csapattagokra és az új ember betanul, de ha nem változtatunk a megszokott rendszeren, akkor ez a helyzet újra és újra elő fog fordulni.
A probléma természete kettős:
El kell kerülni, hogy a nélkülözhetetlen pozícióban dolgozó kollégák
- a kizárólag az ő fejükben létező tudás miatt kulcsemberré váljanak.
- megunják a munkájukat a monoton feladatok és a nagy felelősség miatt, és emiatt elmenjenek a cégtől.
A megoldáshoz egy kicsit hátrébb kell lépni és érdemes összefüggéseiben vizsgálni a cég működését. Minden szervezet működése tevékenységeinek összességét jelenti, amelyeket folyamatokra bonthatunk. A folyamatok között vannak olyanok, amelyek egyszerűbbek és vannak kifejezetten bonyolultak is. (őrület, hogy milyen hatalmas mennyiségű tudás fér el egyetlen cikkben :D). Természetesen a leírtakkal mindenki tökéletesen tisztában van, és mégis rendszeresen találkozunk olyan vállalkozásokkal, amelyek mintha ad hoc módon működnének, bizonyos területeknek nincs meghatározott felelőse, esetleg van valami felelős-szerűség, de csak örökölte a feladatot, és a munkája nincs megfelelő eszközökkel támogatva.
Sokszor a legalapvetőbb folyamatok sincsenek dokumentálva, rosszabb esetben csak egyetlen ember fejében áll össze a teljes folyamat, és ez a személy csak a legritkább esetben a tulajdonos, vagy az ügyvezető.
A megoldás: szoftverrobot
A fenti problémára jelent tökéletes és végleges megoldást az automatizálás és szoftverrobotok bevezetése. Robotokat már mindenki látott, ha máshol nem, akkor autógyárakról készült dokumentumfilmekben, vagy a Star Warsban. Az mindenkinek egyértelmű, hogy a robotok olyan programozható eszközök, amelyek az ember munkáját váltják ki, vagy teszik könnyebbé olyan területeken, ahol a munkavégzés túl veszélyes és ezért az ember számára lehetetlen, vagy annyira megerőltető, hogy az ember nem képes hosszú távon megfelelően elvégezni. Ha nem ilyen szélsőséges eseteket veszünk, akkor a robotok munkája nélkülözhetetlen a monoton és nagy pontosságú végrehajtást igénylő feladatok esetében.
A szoftverrobot a számítógépen végzett, gyakran ismétlődő, monoton tevékenységek során lehet a segítségünkre.
A szoftverrobotok gyorsabban dolgoznak az embernél, a nap 24 órájában képesek dolgozni és egy megfelelően konfigurált szoftverrobot hibamentesen végzi a rá bízott feladatokat. Nem pihen, nem megy szabadságra, és nem kér fizetésemelést.
„A robot engedelmeskedni tartozik az emberi lények utasításainak, kivéve, ha ezek az utasítások az első törvény előírásaiba ütköznének.”
Asimov Két évszázados embere óta tudjuk, hogy „a robot dolga a szolgálat„. Akkor miért ne szolgáljon a szofterrobot? Egy vállalat működésében azonosított folyamatok jelentős része automatizálható szoftverrobotok segítségével. Az informatikai feladatok közül nagyon sok valószínűleg már most is automatizáltan fut a legtöbb cégnél (még ha erről az IT-n kívül nem is sokan tudnak), emellett marketing-folyamatok, pénzügyi-számviteli területen azonosított rendszeres és monoton feladatok, adminisztratív munkakörökben dolgozó kollégák munkájának jelentős része szintén automatizálható és ezáltal felgyorsítható és hibamentessé tehető szoftverrobotok alkalmazásával.
Folyamatok azonosítása
Ha a kulcspozíciókban dolgozó munkavállalók feladatait és a kulcsfolyamatokat beazonosítjuk és ezeket szoftverrobotokra bízzuk, akkor amellett, hogy a kollégáink terheltsége jelentősen csökken, a vállalat működése is stabilabb lesz. Megszűnik a függés az adott pozícióban dolgozó embertől, hiszen amennyiben eddig pl. húsz-huszonöt speciális munkafolyamat tartozott hozzá, és szoftverrobottal levettünk a válláról teszem azt tizenkettőt, akkor érezhetően könnyítettünk a munkáján és csökkentettünk a rá nehezedő felelősségen is. Jobban fog aludni, nyugodtabban megy el szabadságra és nem utolsósorban ha úgy dönt, hogy elhagyja a céget, akkor nem viszi el az értékes tudást, hiszen már a legfontosabb feladatait szoftverrobot végzi.
Jobban mondva a tudást természetesen elviszi, csak ez már minket nem érdekel, mert nem okoz fennakadást a távozása.
Úgy érzed tudtunk újat mondani? Akkor automatizálj! 🙂 És persze odalent kommentelj nyugodtan. Ha már a könyöködön jön ki az RPA téma, vagy nem értesz velem egyet akkor se rejtsd véka alá a véleményed, szívesen beszélgetek szoftverrobotokról szinte bármikor :). Ha olvastál a cikkben olyat, ami mást is érdekelhet, köszönettel veszek minden megosztást.
