Aki találkozott már informatikai üzemeltetéssel, vagy egyéb kapcsolódó területen dolgozott, annak ismerősen hangzik az ITIL rövidítés. Én a kétezres évek elején hallottam róla először és miközben bent ültem a tanfolyamon, folyamatosan az járt a fejemben, hogy: “Miért nem így működik minden szolgáltatás?” Évekkel később találkoztam a szoftverrobot fogalmával és azonnal éreztem, hogy egyértelműen a szoftverrobot jelenti a megoldást az ITIL által felvetett kulcsember problémára.

Az ITIL egy informatikai rendszerek üzemeltetésére és fejlesztésére szolgáló módszertan, illetve ajánlás gyűjtemény neve. A betűszó az informatikai infrastruktúra könyvtár (Information Technology Infrastructure Library) angol nyelvű rövidítése.

Az ITIL egyik fontos területe, a kulcsemberek kockázataira hívja fel a figyelmet. Személy szerint én a kulcsembereket látom az egyik legnagyobb problémának egy vállalkozás életében. Gondot jelent a kulcsember felügyelete, megtartása, motiválása és úgy általában minden ami a kulcsemberekhez kapcsolódik. Arról nem is beszélve, hogyha a kulcsemberünk személyiségével is van probléma, akkor a pozíciója olyan mélyről jövő arroganciával párosulhat, hogy ember legyen a talpán aki kibírja vele egy helyiségben. Leszögezhetjük tehát, hogy a kulcsember nem jó a cégnek, de azt sem szabad elfelejteni, hogy kulcsembernek lenni sem jó:

  • Nagy a nyomás és sok a stressz, ami nem egészséges
  • folyamatos rendelkezésre állást várnak el, nem mehet nyugodtan szabadságra
  • hatalmas a felelősség, amit nem mindenki visel jól.

Sok vállalkozásban dolgoznak kulcsemberek, némelyikben akarnak tenni ez ellen, máshol viszont be sem azonosítják a problémát. Én is kerültem már olyan helyzetbe, hogy egy kolléga távozása után olyan érzésem volt, mintha a csapat fele elment volna. Na, ő volt a kulcsember.

Nem egyszerű kezelni ezt a helyzetet, valójában ha nem készülünk rá megfelelően, akkor szinte lehetetlen. Idővel persze helyreáll a rend. Pörög a HR, lesz új ember, feladatokat kell átterhelni a megmaradó csapattagokra és az új ember betanul, de ha nem változtatunk a megszokott rendszeren, akkor ez a helyzet újra és újra elő fog fordulni.

A probléma természete kettős:

El kell kerülni, hogy a nélkülözhetetlen pozícióban dolgozó kollégák

  1. a kizárólag az ő fejükben létező tudás miatt kulcsemberré váljanak.
  2. megunják a munkájukat a monoton feladatok és a nagy felelősség miatt, és emiatt elmenjenek a cégtől.

A megoldáshoz egy kicsit hátrébb kell lépni és érdemes összefüggéseiben vizsgálni a cég működését. Minden szervezet működése tevékenységeinek összességét jelenti, amelyeket  folyamatokra bonthatunk. A folyamatok között vannak olyanok, amelyek egyszerűbbek és vannak kifejezetten bonyolultak is. (őrület, hogy milyen hatalmas mennyiségű tudás fér el egyetlen cikkben :D). Természetesen a leírtakkal mindenki tökéletesen tisztában van, és mégis rendszeresen találkozunk olyan vállalkozásokkal, amelyek mintha ad hoc módon működnének, bizonyos területeknek nincs meghatározott felelőse, esetleg van valami felelős-szerűség, de csak örökölte a feladatot, és a munkája nincs megfelelő eszközökkel támogatva.

Sokszor a legalapvetőbb folyamatok sincsenek dokumentálva, rosszabb esetben csak egyetlen ember fejében áll össze a teljes folyamat, és ez a személy csak a legritkább esetben a tulajdonos, vagy az ügyvezető.

A megoldás: szoftverrobot

A fenti problémára jelent tökéletes és végleges megoldást az automatizálás és szoftverrobotok bevezetése. Robotokat már mindenki látott, ha máshol nem, akkor autógyárakról készült dokumentumfilmekben, vagy a Star Warsban. Az mindenkinek egyértelmű, hogy a robotok olyan programozható eszközök, amelyek az ember munkáját váltják ki, vagy teszik könnyebbé olyan területeken, ahol a munkavégzés túl veszélyes és ezért az ember számára lehetetlen, vagy annyira megerőltető, hogy az ember nem képes hosszú távon megfelelően elvégezni. Ha nem ilyen szélsőséges eseteket veszünk, akkor a robotok munkája nélkülözhetetlen a monoton és nagy pontosságú végrehajtást igénylő feladatok esetében.

A szoftverrobot a számítógépen végzett, gyakran ismétlődő, monoton tevékenységek során lehet a segítségünkre.

A szoftverrobotok gyorsabban dolgoznak az embernél, a nap 24 órájában képesek dolgozni és egy megfelelően konfigurált szoftverrobot hibamentesen végzi a rá bízott feladatokat. Nem pihen, nem megy szabadságra, és nem kér fizetésemelést.

szoftverrobot

“A robot engedelmeskedni tartozik az emberi lények utasításainak, kivéve, ha ezek az utasítások az első törvény előírásaiba ütköznének.”

A robotika második törvénye

Asimov Két évszázados embere óta tudjuk, hogy “a robot dolga a szolgálat“. Akkor miért ne szolgáljon a szofterrobot? Egy vállalat működésében azonosított folyamatok jelentős része automatizálható szoftverrobotok segítségével. Az informatikai feladatok közül nagyon sok valószínűleg már most is automatizáltan fut a legtöbb cégnél (még ha erről az IT-n kívül nem is sokan tudnak), emellett marketing-folyamatok, pénzügyi-számviteli területen azonosított rendszeres és monoton feladatok, adminisztratív munkakörökben dolgozó kollégák munkájának jelentős része szintén automatizálható és ezáltal felgyorsítható és hibamentessé tehető szoftverrobotok alkalmazásával.

Folyamatok azonosítása

Ha a kulcspozíciókban dolgozó munkavállalók feladatait és a kulcsfolyamatokat beazonosítjuk és ezeket szoftverrobotokra bízzuk, akkor amellett, hogy a kollégáink terheltsége jelentősen csökken, a vállalat működése is stabilabb lesz. Megszűnik a függés az adott pozícióban dolgozó embertől, hiszen amennyiben eddig pl. húsz-huszonöt speciális munkafolyamat tartozott hozzá, és szoftverrobottal levettünk a válláról teszem azt tizenkettőt, akkor érezhetően könnyítettünk a munkáján és csökkentettünk a rá nehezedő felelősségen is. Jobban fog aludni, nyugodtabban megy el szabadságra és nem utolsósorban ha úgy dönt, hogy elhagyja a céget, akkor nem viszi el az értékes tudást, hiszen már a legfontosabb feladatait szoftverrobot végzi.

Jobban mondva a tudást természetesen elviszi, csak ez már minket nem érdekel, mert nem okoz fennakadást a távozása.

Úgy érzed tudtunk újat mondani? Akkor automatizálj! 🙂 És persze odalent kommentelj nyugodtan. Ha már a könyöködön jön ki az RPA téma, vagy nem értesz velem egyet akkor se rejtsd véka alá a véleményed, szívesen beszélgetek szoftverrobotokról szinte bármikor :). Ha olvastál a cikkben olyat, ami mást is érdekelhet, köszönettel veszek minden megosztást.