A pandémia miatt 2020-ban a világgal együtt a munkahelyek is megváltoztak. Ennek hatására – remélhetőleg maradandó – fordulat következett be a munkáltatók hozzáállásában is, és némiképp a munkavállalók igényei is módosultak. Egyik napról a másikra kiderült, hogy lehet dolgozni távolról, és nem kell személyesen találkozni ahhoz, hogy hatékonyan lehessen munkát végezni.

Személyes élmények

Közel tizenöt év home office tapasztalattal a hátam mögött én mindig többre becsültem azt a két órát, amit ingázás nélkül tölthettem, mint az ingyen kávét, a gyümölcsnapot, vagy esetleg a “hozd be anyádat pénteken” jellegű kezdeményezéseket. Meggyőződésem, hogy a “befogadó vállalati légkör” nem egyenlő a kutyabarát irodával vagy a minden hónap második keddjén tartott közös reggelivel.

Tavaly egyik pillanatról a másikra azok a cégek is meglátták a távmunkában rejlő előnyöket, akik eddig hallani sem akartak róla. Ebben nyilvánvaló szerepe volt annak az egyszerű ténynek, hogy amikor arról kellett dönteni, hogy adott vállalkozásnál távolról dolgoznak, vagy nem dolgoznak, akkor hirtelen kifejezetten vonzóvá vált a home office, mint elsődleges opció.

Home office szakértők

Szórakoztató, ahogy a LinkedInt és a blogokat elárasztották a távmunka szakértők. Olyan írásokkal, amelyekben ehhez hasonló mondatok szerepeltek, hogy a fizikai kontaktus hiánya a tehetetlenség érzésével társulhat, vagy hogy írjuk le, és osszuk meg a főnökünkkel, munkatársunkkal, társunkkal, partnerünkkel a home office-szal kapcsolatos elvárásainkat. és a kedvenc tanácsom a managementnek: bókoljunk a kollégáknak, ezzel tovább erősítve a szimpátiát személyünk felé. (nem teszek be linket, de ezeket tényleg megtaláljátok a neten…)

Beszéltem olyan munkavállalóval, aki elmesélte, hogy a kontroll-freak főnöke elvárja, hogy Skype-on mindig online legyenek, mert különben nem hiszi el, hogy dolgoznak. A főnök igazi nyertes típus. Gondolom róla írták, hogy hiányzik neki a fizikai kontaktus. És milyen igaz…

Tapasztalataim szerint a home office nagyon hatékony módja a munkavégzésnek. Írom ezt úgy, hogy tökéletesen tisztában vagyok a ténnyel, hogy vannak területek, ahol egész egyszerűen lehetetlen megoldani a távmunkát, ezt tényként elfogadom és nem is fogok vitatkozni erről senkivel. Szintén nem tervezek belemenni olyan témákba, amelyek a digitális oktatás miatt otthon ragadt, a családi számítógépért harcoló gyerekekkel, illetve a “kinek a feladata az oktatás” témákkal kapcsolatosak. A járvány elmúlik, de a home office velünk marad.

Aztán az irodában hamar kiderül ám, hogy amikor home office van, akkor nem képvisel akkora értéket az irodai csocsóasztal, vagy a babzsákfotel.

Ilyenkor egészen más szempontok kezdenek dominálni. Nem véletlenül lehetett arról olvasni több helyen, hogy a pandémia meg fog szüntetni rengeteg felesleges munkahelyet (https://en.wikipedia.org/wiki/Bullshit_Jobs).

Álláspontom szerint a távmunka egyik legfontosabb hozadéka, hogy láthatóvá tett olyan problémákat, amik eddig is léteztek, csak sokan nem foglalkoztak vele.

Az egyiknek sikerült…

Azon szerencséseknek, akiknek lehetősége volt tovább működni bizonyára feltűnt, hogy kollégáik más szolgáltatásokat kezdtek használni és értékelni home office esetén mint amikor még lehetett találkozni és kávézni, és miután a vírushelyzet rendeződni fog, nagyon sok változás marad velünk. Nem távmunka eszközök népszerűsítése és ajánlása miatt írtam meg ezt a cikket, sokkal inkább néhány alapelvet foglalnék össze, amelyek valóban segítenek, mert biztos vagyok abban, hogy a járvány után hibrid az eddig harcos “anti home office” munkahelyek is kénytelenek lesznek megenyhülni és legalább hibrid módon engedélyezni a home office-t. 

Home office alapelvek

KOMMUNIKÁCIÓ

A céges kommunikációs csatornákat pontosan meg kell határozni!

Home office esetén el kell fogadni, hogy kollégánk nem lesz minden pillanatban elérhető ezért nem lehet állandóan telefonon zargatni, ráadásul ha otthon dolgozik, akkor fogadjuk el, hogy ő fogja beosztani az idejét. Sokkal célravezetőbb a telefonálgatás helyett valamilyen chat megoldást használni. Ha ezen lehet hangalapú kommunikációt folytatni, akkor még jobb. A chat üzenet előnyeire felesleges túl sok szót vesztegetni, mindenki használja, egy egyszerű döntéssel cégen belül szabályozni kell a használt platformot és meg is vagyunk.

A választott szolgáltatás lehet valamilyen fizetős platform, de sok olyan ingyenes megoldás is van, amelyek nem tárolják a felek minden rezdülését és így nem kell aggódni, ha bizalmas adatokról kell írni, vagy beszélni.

FOLYAMATOK

Pontosan meghatározott folyamatok nélkül nem lehet hatékonyan megszervezni a home office munkavégzést.

Nincs annál rosszabb, ha az emberek nem tudják, hogy mi a dolguk, vagy ha az előforduló problémák esetén nem tudják hová kell fordulniuk. Home office esetén ez hatványozottan fontos, hiszen nem lehet minden pillanatban fogni a kezét a kollégáknak. Magával hozza viszont azt az előnyt, hogy a mikromenedzselő vezetők megőrülnek, és ezzel a világ hosszú távon csak nyerni fog.

Kiemelten fontos, hogy nem elég, ha a folyamatok benne vannak a köztudatban. Ezeket szépen le is kell írni, hiszen amellett, hogy bárki, bármikor meg tudja nézni, ráadásul felesleges vitákat is megelőzhetünk vele.

A folyamatokhoz szorosan kapcsolódik a következő téma:

TUDÁSBÁZIS

A tudásbázis egy nagyszerű találmány és igen fontos szerepet játszik a cég életében. Legalábbis az egyik alappillérnek kellene lennie.

A tudásbázis lehet belső, amit csak a kollégák érnek el, és lehet olyan is, amit az ügyfelek is elérhetnek. Jelen esetben én a belső tudásbázisról beszélek, ami a céges információk csodálatos tárháza, hiszen a cég munkája során hatalmas mennyiségű tudás jön létre. A tudásbázis szempontjából nem lehet olyan információ, amit felesleges a tudásbázisba beírni.

  • Hol tároljuk a valamit?
  • Hol van a raktárkulcs?
  • Ki a felelőse egy adott területnek?
  • Hogyan kell kinézni egy ajánlatnak és van-e sablon?
  • Ki a contact X partnernél és mi az e-mail címe?

Csupa olyan kérdés, amire minden esetben azt a választ kellene kapni, hogy: Nézd meg a knowledge base-ben! Minden olyan téma, amiről van “KB” cikk, megspórolja a feltett kérdésre adott válasz idejét. A KB szerkesztését természetesen nem szabad megtartani a vezetőknek. Minden terület szerkessze és gyarapítsa a cikkek számát. Minél több válasz van a KB-ben annál egyszerűbb a home office megszervezése.

ESZKÖZÖK

Minden használatban lévő eszköz használatát oktatni és szabályozni kell!

Ezt a pontot nehéz lenne túl specifikusra írni, hiszen ezek az eszközök cégenként változnak. Projekt menedzsment szoftver, irodai szoftvercsomag, CRM, ERP, hibajegykezelés, stb. Bármit ide sorolhatunk ami a cég működését hivatott segíteni. A lényeg, hogy a felhasználók tökéletesen legyenek tisztában az eszközök céljával és használatával. Persze az sem baj, ha nincs túlbonyolítva a céges eszköztár…

CSAPAT

Akivel az irodában gond volt, azzal home office-ban is gond lesz.

Ez nem könnyű, de home office-ban csak olyan kollégákkal lehet hatékonyan dolgozni, akikben teljesen megbízol. Aki igyekezett az irodában is a munka könnyebb végét megfogni, attól sok jóra nem számíthatsz távmunkában sem.

A legfontosabb tapasztalat, amit a home office-szal kapcsolatban el tudok mondani, hogyha a munkatársadat  folyamatosan ellenőrizni akarod, mert úgy gondolod, hogy otthon biztosan henyélni fog, akkor abban az esetben nem a home office-ban keresendő a probléma, hanem sokkal inkább a kollégában.

OKTATÁS

Régi klasszikus, hogy melyik a rosszabb: ha drága pénzen oktatjuk a kollégákat és utána elmennek, vagy ha nem oktatjuk és maradnak.

A cég működéséhez szükséges bármilyen eszköz és rendszer, legyen az szoftver, szerszám, vagy gyártósor, nem lehet dilettánsok kezében. Ha home office-ban dolgozik a kolléga, akkor pláne nem. Nincs minden percben valaki a közelében, aki rászól, ha valamit nem megfelelően kezel, éppen ezért fontos, hogyha új rendszer kerül bevezetésre, vagy új kolléga áll csatasorba, akkor minden használt eszköz és folyamat legyen kíméletlenül oktatva, elmagyarázva és megérttetve. Erre is vannak nagyszerű rendszerek, de mint fent írtam, ebben a cikkben nem konkrét eszközökről lesz szó.

AUTOMATIZÁLÁS

Hát persze, hogy valahogy csak idekeveredik ez is. Ezért írtam az egészet.

A fenti folyamatokkal, és eszközökkel kapcsolatban az egyik legizgalmasabb lehetőség az automatizálás. Szinte minden területnek megvannak a rendszeresen és gyakran végzett folyamatai, amelyek megkeserítik a kollégák életét. Home office esetén ezek hatványozottan előtérbe kerülnek, hiszen egy jól felépített vállalkozásban nem az a cél, hogy a kollégák idejét napi nyolc órában kitöltsük, hanem az, hogy a rendelkezésükre álló munkaidőt minél hatékonyabban és a cég számára hasznosabban tudják eltölteni.

Home officeHa egy munkanap alatt tíz árajánlatot kell elkészíteni, akkor sokkal jobb, ha erre biztosítunk egy automatizált, illetve félig automatizált eszközt, amivel gyerekjáték lesz az ajánlatkészítés. Ha dokumentálási folyamatok vannak, akkor ezekre szintén lehet nagyszerű automatizálásokat bevezetni és a megfelelően előkészített dokumentumokat automatizáltan lehet kitölteni és a megfelelő helyekre eljuttatni. Ugyanez mondható el az emailek feldolgozásáról, a jóváhagyásokról és a számlázásról is. Ha a folyamatok megfelelően dokumentáltak, akkor nagyon gyorsan lehet azonosítani azokat a pontokat, ahol megkönnyíthetjük a kollégák dolgát, illetve tökéletesíthetjük és hibamentessé tehetjük a cég működését. (Ebben a posztban is hasonlókról olvashatsz: A robotok már a spájzban vannak)

Automatizálás nélkül ma már nem lehet hatékonyan céget irányítani és a kollégák munkaidejét optimálisan kihasználni.

Mindegy, hogy milyen területen működik a céged, ha a versenytársaid már automatizálnak, akkor neked is kell, ha még nem ébredtek fel, akkor automatizálással olyan előnyhöz juthatsz amit hosszú évekig nem tudnak behozni.

Ha egyetértesz a cikkel, kommentelj nyugodtan, ha nem, akkor is jöhet a hozzászólás, majd feldolgozom valahogy. Mehet a megosztás is, ha találtál a cikkben olyat, ami mást is érdekelhet.